Eine gute Sitzungsleitung ist entscheidend für die eine effiziente durchführung einer OK-Sitzung.

Vorbereitung
Idealerweise wird bereits im Terminplan festgelegt, wann eine OK-Sitzung mit welchen Teilnehmer stattfinden. Zu jeder Sitzung gehört eine Traktandenliste die frühzeitig verschickt wird, damit die Teilnehmer sich vorbereiten können.

Teilnehmer
So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Es lohnt sich insbesondere bei grösseren Anlässen das OK in ein Kern-OK und in Unterbereiche zu unterteilen. Eine Sitzung mit allen Ressorts bietet sich dann zu Beginn der Planungsphase und unmittelbar vor dem Wettkampf an.

Sitzungsort
Es kann sich lohnen, mindestens eine Sitzung am "Tatort" durchzuführen und damit den Teilnehmern Gelegenheit zu geben, mindestens teilweise Start, Ziel, Garderoben, Rechnungsbüro usw. zu besichtigen. So wissen alle, von was man redet.

Sitzungsverlauf
An der Sitzung hält man sich wenn immer möglich an die Traktandenliste, die entsprechend sinnvoll aufgebaut sein soll. Der Laufleiter bringt Punkt für Punkt zur Sprache und achtet dabei, dass nicht abgeschweift wird (aufgeworfene Nebenpunkte notieren und später zur Diskussion bringen). Wenn der Lauf- oder Ressortleiter bereits konkrete Lösungsvorschläge vorlegt und erläutert, lassen sich meistens noch nötige Anpassungen in kurzer Zeit anbringen und Entscheide treffen. Lassen sich jedoch kurzfristig keine Lösungen finden, ist es besser, gewisse Fixpunkte festzulegen und einen Auftrag zur Überarbeitung bis zur nächsten Sitzung oder einem bestimmten Termin zu erteilen.  Wichtig ist, dass nicht unnötige Zeit für momentan unlösbare Fragen, Meinungsdifferenzen zwischen einzelnen Mitgliedern oder unwichtige Details verloren geht.

Protokoll
Auf ein klassiches Protokoll kann im Normalfall verzichtet werden, es ist aber wichtig, Beschlüsse festzuhalten. Dazu bietet sich gemäss dem Vier-Listen-Prinzip das Beschluss-Protokoll an, das die verbindlichen OK-Beschlüssen enthält.

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Kategorie: Laufleitung

Erstellt: 06.01.2013

Zuletzt aktualisiert: 06.01.2013