Laufleitung

Will ein Verein einen OL durchführen sollte als erstes der Laufleiter bestimmt werden. Dieser ist im Rahmen der Vorgaben (Termin, Gelände, Karte, Art des Anlasses, etc.) für die reibungslose Durchführung des Anlasses verantwortlich.

Beim Laufleiter soll es sich um ein erfahrenes, im Organisieren erprobtes Mitglied handeln, das in der Lage ist die nötigen Entscheidungen selbständig vorzubereiten und den Anlass zu einem guten Abschluss zu bringen.

Hauptaufgaben (soweit nicht delegiert)

Organisatorisches

Hilfsmittel
  • Wettkampfordnung (WO)
  • Veranstalterhandbuch (diese Homepage...)
  • Unterlagen früherer Läufe (in speziellen Fällen können auch alte TD Berichte angefragt werden)


Rangverkündigung

Eine Rangverkündigung ehrt die Besten einer Kategorie und wird im Orientierungslauf üblicherweise nur bei Nationalen Meisterschaften, Mertages- und Teamläufen sowie bei Staffeln durchgeführt.

Es ist wichtig der Rangverkündigung einen würdigen Rahmen zu verleihen. Aufgrund der üblicherweise hohen Anzahl Kategorien ist aber auch darauf zu achten die Rangverkündigung speditiv durchzuführen. Dazu ist eine gute Vorbereitung nötig. Das angefügte Dokument soll dabei helfen.

Wichtige Punkte die oft vergessen gehen:
  • Aus Rücksicht auf nicht Schweizerdeutsch sprechende Teilnehmer soll die Rangverkündigung auf Hochdeutsch durchgeführt werden.
  • Bei Schweizermeisterschaften: Meisterschaftskategorien sind lediglich D/H 20 sowie D/H Elite. Nur sie dürfen als Schweizermeister bezeichnet werden.
docRangverkundigung.doc

Pflichtenhefte

In den Pflichtenheften wird die Zusammenarbeit und die Zuständigkeit der einzelnen Ressortleiter definiert. Es stehen zwei Vorlagen zur verfügung. Das erste deckt die typischen regionalen und andere kleinere Läufe ab, das zweite ist für grössere Läufe (Nationale OL, Meisterschaften) geeignet.

Die in den Pflichtenheften aufgeführten Ressorts und Zuteilungen sind Vorschläge und können natürlich nach Bedarf abgeändert werden. Wichtig ist ein Besprechen des Pflichtenhefts mit den einzelnen Ressortleiter und die entsprechende Übereinkunft der Zuständigkeit.

Die Pflichtenhefte beinhaltet folgenden Punkte
  • die wesentlichen Aufgaben eines Ressorts
  • die verbindlichen Grundlagen zur Ausführung des Ressorts
  • regeln der Kompetenzen der Ressortleiter
  • vorgabe der Personalressoucen
Weitere Details wie Abläufe, Pläne, Material etc. sind im Veranstalterhandbuch unter den entsprechenden Ressorts zu finden.

Als Voraussetzung wird davon ausgegangen, dass die Terminmeldung und Laufzuteilung durch Swiss Orienteering vorliegt und die nötigen Bewilligungen vorhanden sind.

docPflichtenheft_Regionaler_OL.doc
docPflichtenheft_Nationale_OL.doc
docCahier_de_charges_NatOL.doc

Anmeldung eines Laufes bei Swiss Orienteering

Die Komission Wettkämpfe ist regelt die Vergabe von Veranstaltungen in der Schweiz. Es wird unterschieden zwischen

Meisterschaften und nationale OLs werden von der Komission Wettkämpfe ausgeschrieben und vergeben. Sie vergibt auch den Status "Besondere OL". Für die Terminfindung von regionalen und übrigen OLs sind die regionalen Koordinationsstellen zuständig.

Die Vergabe der Wettkämpfe erfolgt nach untenstehenden Abläufen.

Meisterschaften und nationale OL
(WO Art. 11 und 13)
Die Kommission Wettkämpfe (KW) schreibt die Vergabe der Meisterschaften und nationalen OL im Verbandsorgan aus. Wer einen solchen Wettkampf durchführen will, bewirbt sich bei der Kommission Wettkämpfe (Auskunft durch die Betreuer der nationalen Saison).

Ablauf der Vergebung
(x=Saison der Bewerbung, x-1 = Jahr vor Saison, x-2 = zwei Jahre vor Saison, ...)

Zeitpunkt Beispiel
Saison 2015
Ausschreibung der Saison September x-3  September 2012
Eingabeschluss Ende März x-2 31. März 2013
Zuteilung durch KW Ende April x-2 30. April 2013
Zuteilung der TDs Juni x-2 Juni 2013
Terminliste Nationale Saison bereit Ende Juni x-2 30.Juni 2013

Ausschreibung der Saison
Der Aufruf zur Einreichung von Bewerbungen wird jeweils in der September Ausgabe des Swiss Orienteering Magazine drei Jahre vor der Saison (x-3) publiziert.

Eingabe
Die Bewerbung muss bis am 31. März (x-2) an die Swiss Orienteering Geschäftsstelle eingereicht werden. Für die Eingabe ist das bereitgestellt Formular zu verwenden (-> siehe Swiss Orienteering Homepage unter Downloads), das möglichst vollständig ausgefüllt werden muss.

Weitere Schritte
Die Kommission Wettkämpfe stellt auf Grund der Bewerbungen eine erste Terminliste zusammen, wobei u.U. mit den Bewerbern noch Details (Datum, Laufart etc.) besprochen werden können. Spätestens im Juni (x-2) werden die Bewerber informiert und die provisorischen Vereinbarungen unterschrieben und verschickt.

Der Bewerber treibt nun seine Vorbereitungen weiter: er holt Bewilligungen ein, beginnt die Kartenaufnahme, stellt das OK zusammen. Im Herbst des Vorjahres (x-1) muss er alle Bewerbungsunterlagen vervollständigen und definitiv einreichen. Basierend auf diesen Unterlagen wird die definitive Vereinbarung ausgestellt.

Mehrjahresplanung
Die Kommission Wettkämpfe führt eine langfristige Planung der nationalen Wettkämpfe nach Regionen durch. Die Vereine sind gebeten, sich daran zu orientieren und in den Regionalverbänden ihre Vorhaben gegenseitig abzusprechen. Ausnahmen zu den geplanten Anlässen sind unter Umständen möglich. Einmal Jährlich werden die Regionalverbände zum "Forum der Regionen" eingeladen, um die Terminliste der nächsten Jahre zu besprechen.

Besondere OL  (WO Art. 15)
Besondere OL sind Wettkämpfe von Nationaler Bedeutung die nicht einer Meisterschaft oder einem Nationalen OL entsprechen. Zum Teil sind es traditionelle Anlässe wie Pfingststaffel oder 5-er Staffel, es können aber auch grössere Mehrtage OL in Absprache oder nach eine Bewerbung als "Besondere OL" bezeichnet werden. Die Anmeldung erfolgt wie ein "regionaler OL", die KW entscheidet über den Status der "Besondern OL", ob dem Lauf ein TD zugeteilt wird und erteilt im Zweifelsfall Auskunft. Besondere OL werden nicht in die Punkteliste einbezogen.

Regionale OL  (WO Art. 14)
Für Regionale OL bewirbt man sich bis Ende Juni des Vorjahres bei den regionalen Koordinationsstellen. Teilweise stehen besondere Eingabeformulare zur Verfügung. Die Regionen entscheiden, welche Läufe als Regionale OL gelten, sie entscheiden auch bei Terminkollisionen. Können sich verschiedene Regionen nicht über Termine einigen, entscheidet die Kommission Wettkämpfe. Ende November des Vorjahres erhalten die Regionalen OL eine Laufnummer, sind damit definitiv in die Terminliste aufgenommen und werden auf der Homepage von Swiss Orienteering publiziert. Nachträgliche, begündete Bewerbungen sind möglich. Alle Regionalen Läufe werden für die Punkteliste berücksichtigt.

Übrige OL
Übrige OL sind alle andern OL, die auf der Terminliste erscheinen. Sie sollen ebenfalls bis Ende Juni den regionalen Koordinationsstellen gemeldet werden. Übrige OL sind bei der Organisation sehr frei und werden nicht für die Punkteliste berücksichtigt.

Für alle Läufe, die über Swiss Orienteering publiziert werden, sind Abgaben gemäss WO Art. 137 zu entrichten.

Organisationskomitee (OK)

Eine der wichtigsten Aufgaben des Laufleiter ist das Bilden des Organisationskomitees. Er ist verantwortlich für die Besetzung der Hauptressorts durch geeeignete Leute.

Für grössere Anlässe hat es sich bewährt ein Kern-OK zu bilden, dies umfasst nur 4-5 zentrale Funktionen. Somit können Probleme in einem kleinen Gremium diskutiert und Entscheidungen getroffen werden. Für die Umsetzung der eigentlichen Arbeiten kann dann in den Untergruppen unabhängig von den anderen Gruppen gearbeitet werden.

Ideal ist es trotzdem zu Beginn der Planungsphase und kurz vor dem Wettkampf eine Sitzung mit allen Ressortleitern durchzuführen. Dadurch können Absprachen zwischen den Ressorts direkt und an einem Anlass durchgeführt werden.

pdfBeispiel Organigramm mit Kern-OK

Zeitplan

Für jeden OL muss der Laufleiter einen Zeitplan erstellen, der den Ablauf der Vorbereitung und die kritischen Zeitpunkte ("Meilensteine") umfasst. Zweckmässig ist auch ein Zeitplan nach Stunden für den Lauftag.

Zweck
Durch das Aufstellen eines Zeitplanes kann sehr gut überwacht werden, ob sich die verschiedenen Vorbereitungsarbeiten zeitlich gut abwickeln lassen oder ob zeitkritische Phasen besonders beachtet werden müssen.
Ein Zeitplan ist zudem ein gutes Hilfsmittel für die Ressorts, die auch Ihre Arbeiten in diesen Rahmen stellen müssen.

Zeitbedarf
Der Zeitbedarf für die einzelnen Schritte kann nicht allgemein angegeben werden. Sie sind ja nach Art des OLs und von den Rahmenbedingungen abhängig. Hier muss auf Erfahrung aus vergangenen Anlässen zurückgegriffen werden. Wichtig ist eine realistische Beurteilung der benötigten Zeit, damit man gegen Ende der Vorbereitung nicht in Zeitnot gerät. Gerade bei grösseren Veranstaltungen ist es teilweise unerlässlich bereits vor der Anmeldung bei Swiss Orienteering mit den Behörden (Gemeinden, Forst- und Jagdorganen) Vorabklärungen zu treffen oder Vereinbarungen zu schliessen.

Vorgehen
Die verbleibende Zeit wird in Grophasen eingeteilt und die wichtigsten Meilensteine eingefügt (siehe dazu die Musterzeitpläne). Besonders zu berücksichtigen sind dabei Fristen (z.B. für das Einreichen von Gesuchen, Bewerbung), Jahreszeiten (Zugang zum Gelände) und die benötigte Zeit von externen Stellen (z.B. dem Kartendrucker).

Musterzeitpläne
Folgende zwei Zeitpläne beinhalten die üblicherweise nötigen Tätigkeiten in der Vorbereitung eines entsprechenden OLs. Die einzelnen Tätigkeiten müssen mit dem Pflichtenheft des zuständigen Ressortleiters abgeglichen und die Termine mit ihm gemeinsam festgelegt werden.


Checklisten
(xxx-> Noch nötig: Integration der Checklisten in den Zeitplan. Abstimmen mit den Pflichtenheften. Welche Checklisten braucht es überhaupt noch, was ist im Zeitplan bereits drin?).