Administration

Die Administration ist das Sekretariat des Anlasses und unterstützt den Laufleiter in administrativen Belangen. Je nach grösse des Anlasses und Organisationsstruktur können diese Aufgaben auf verschiedene Personen und Ressorts verteilt werden, gute Koordination (auch mit dem Laufleiter ist dafür wichtig -> Pflichtenhefte)

Leitung Administration

Ist das Sekretariat des Anlasses und unterstützt den Laufleiter in Administrativen Belangen
IIst Auskunftsstelle für die Läufer vor dem Anlass (Erwähnung in der Ausschreibung) und beantwortet Fragen zu Anreise, Unterkunft, Anmeldung, Ummeldung, Kategorienwechsel, Rahmenprogramm etc.
Erstellt die Ausschreibung (zusammen mit der Laufleitung) und koordiniert die Publikation auf der Webseite und dem SO-Magazine
Erstellt zusammen mit den Ressorts die Weisungen und koordiniert die Publikation
Koordiniert die Abwicklung der Antidoping Unterstellung der Eliteläufer (siehe Antidoping Massnahmen)
Vermittelt nach dem Anlass Fundgegenstände

Helferadministration
Detailplanung

Klärt mit den Ressorts den Personalbedarf ab und koordiniert den Helfereinsatz für alle Bereiche
Führt eine Liste aller Ressortleiter und Helfer
Sichert sich die Mitarbeit von Vereinsmitgliedern (z.B. rechtzeitig Umfrage im Vereinblatt, direkte Anfragen)
Sucht bei Bedarf zusätzliche Helfer
Teilt nach Absprache mit den Bereichen die Helfer den Ressorts zu
Informiert (in Absprache mit den Ressorts) die Helfer über ihren Einsatz
Regelt mit der Festwirtschaft und den Bereichen die Helferverpfelgung

Lauftag

Koordiniert den Helfereinsatz über die Bereiche, macht bei Bedarf Umteilungen und regelt Engpässe
Sorgt für die Verteilung von Helferinformationen und Bekleidung
Koordiniert die Helferverpflegung

Betreuung der Information am Lauftag
siehe Information

Ebenfalls wichtig ist die Koordination mit der Anmeldung

Anmeldung bei Wettkämpfen mit Anmeldung am Lauftag

Die Anmeldung am Lauftag ist typisch für Regionale und andere OLs mit eher kleiner Teilnehmerzahl (wobei gewisse Regionale OLs bis zu einigen Hundert Teilnehmer haben können). Das Anmeldeverfahren sollte gut durchdacht sein, es sollte genügend Platz eingerechnet werden und ausreichend Helfern bereit stehen damit die Läufer sich zügig für den Wettkampf anmelden können.

Da bei der Anmeldung nicht nur der administrative Teil geregelt wird, sondern die Läufer auch im Auswertesystem erfasst werden ist eine gute Absprache zwischen Administration und Auswertung zwingend nötig. Dabei ist auch abzusprechen, wer wievielele Helfer organisiert.

Vorarbeiten
Im Vorfeld muss der Anmeldebereich rekognosziert werden und der Ablauf und der Platzbedarfes für das ganze Anmeldeverfahren festgelegt werden. Die Läuferströme vom Eingang zur Anmeldung, zur Startzeitenvergabe, in die Beiz, zur Garderobe und an den Start sollten sich möglichst wenig überschneiden. An einem gut besuchten regionalen Lauf können zu Stosszeiten einige huntert Läufer anwesend sein die anstehen, zirkulieren, ihre rucksäche und Taschen deponieren und herumstehen.

Ebenfalls ist der Bedarf von folgendem Material abzuklären und dieses zu organisieren.

Tische und Stühle
Weisungen mit den nötigen Angaben, gut sichtbar beim Eingang, im Bereich der Anmeldung und in der Garderobe anschlagen
Beschriftungen der einzelnen Bereiche (Anmeldung, Kasse, Einlesen, Auslesen, Startzeiten, Garderobe, OL Beiz, ...)
Startzeitenliste (Erstellt anhand des Startzeitraster)
Kasse mit Münz
Liste der Startgelder der verschiedenen Kategorien und Altersstufen
SI-Mietbadges
Absperrmaterial
Büromaterial (Stifte, Schere, Klebband, Schnur etc.)

Anordnung und Ablauf der Anmeldung

Der üblichen Ablauf bei der Anmeldung sind wie folgt (Details siehe unten):

Tisch mit Postenbeschreibungen (PoBe)
Anmeldung (Kasse)
- Einkassieren des Startgeldes
- Aushändigen der Laufkarte
- Vermietung von SI-Cards
Erfassen im Auswertesystem (Einlesen)
- Einlesen der SI-Card
- Erfassen der Kategorie
- Erfassen von Läufer, die nicht in der SOLV-Datenbank sind
Zuteilung der Startzeiten (Startzeit)

Tisch mit Postebeschreibungen
Ein Tisch mit den Postenbeschreibung steht ausserhalb des eigentlichen Anmeldebereichs. Er muss gut zugänglich sein und die Postenbeschreibungen liegen in Couverts, die mit den Kategorien angeschrieben sind, zur Selbstbedienung auf.

Anmeldung
An der Kasse wird das Startgeld eingezogen und die Laufkarte ausgehändigt. Ebenfalls können hier SI-Badges gemietet werden.

Erfassen im Auswertesystem
Die Läufer werden durch Einlesen ihres SI-Card in das Auswertesystem eingetragen. Regelmässige Läufer werden durch ihre eigene SI-Card erkannt und es muss nur noch die gewünschte Kategorie eingetragen werden. Wird ein Läufer nicht durch seine SI-Card erkannt (neue, fremde oder gemietete SI-Card) so muss dieser manuell in das System eingetragen werden. Damit dadurch nicht das ganze Anmeldeprozedere verzögert wird sollten hier mindestens zwei Einlesestationen bereit stehen.
Häufig werden dieselben Stationen zum Auslesen der SI-Card verwendet. Dabei gilt es die Überschneidung des Ein- und Auslesens zu beachten, sowohl bezüglich Anzahl Stationen als auch der Zugänglichkeit.

Zuteilung der Startzeiten
Die Startzeitzuteilung ist in verschiedene Kategorienbereiche unterteilt. Die Kategorienbereiche sollten auf die zu erwartenden Läuferzahlen abgestimmt sein, damit sich nicht in einem Bereich Schlangen bilden, während es in anderen Bereichen deutlich weniger Läufer hat.

Folgende Aufteilungen bieten sich anhand der bekannten Läuferzahlen an:

	Platz 1	Platz 2	Platz 3
2 Arbeitsplätze (<120 Läufer/Stunde)	alle D H H20 und jünger offen	H über 20
3 Arbeitsplätze (>120 Läufer/Stunde)	alle D offen	alle H unter H35	H35 und älter

Dabei ist auch zu berücksichtigen, ob gewisse Kategorien auf der gleichenBahn laufen und somit im gleichen Startraster zugeordnet werden.

Ein anderes System ist das Auflegen des Startzeitenliste, der Läufer trägt dabei seine SI-Card Nummer selbständig in die Liste ein. Ebenfalls möglich ist das Vorbereiten der Startzeiten auf Klebeetiketten - der Läufer bedient sich selbständig. Bei diesen beiden Varianten ist ist auf eine genaue Instruktion der Wettkämpfer (insbesondere von Anfängern) zu achten.

Bei kleineren Läufen kann auch das "Korridor" System angewendet werden in der keine Startzeit vergeben wird. Der Läufer geht direkt zum Start und reiht sich dort in den Korridor ein, in den seine Kategorie eingeteilt ist. Siehe Varianten und vereinfachte Startformen.

Anzahl Helfer
Es ist wichtig, dass alle Helfer im Bereich der Anmeldung über den Ablauf des Wettkampfs gut informiert sind. Hier werden die meisten Fragen gestellt, die dann kompetent beantwortet werden können. Klassiker sind dabei die Fragen nach Marschzeit zum Start und nach Örtlichkeiten.

Mit untenstehende Zahlen sollten die benötigte Anzahl Helfer abgeschätzt werden können.

	Anzahl Läufer (pro Arbeitsplatz pro Stunde)
Kasse	90
Einlesen	90
Startzeitzuteilung	60

Daraus ergibt sich folgender Personalbedarf (exklusiv Ressortleiter Anmeldung und Auswertung)

	Kasse	Einlesen	Startzeiten	Anzahl Helfer
bis 90 Läufer pro Stunde	1	1	2	4
90 - 120 Läufer pro Stunde	2	2	2	6
120-180 Läufer pro Stunde	2	2	3	7
>180	3	3	4	10

Typischerweise werden die Helfer der Kasse und der Startzeitenzuteilung durch die Administration gestellt, die Helfer für das Ein- und Auslesen durch die Auswertung. Eine vorgängige Absprache der Ressorts ist hier angebracht.

Details: Kategorie: Administration; Erstellt: 24.02.2013; Zuletzt aktualisiert: 09.07.2014

Anmeldung bei Wettkämpfen mit Voranmeldung

Wettkämpfe mit Voranmeldung sind üblicherweise alle Meisterschaften und Nationale OL sowie Team-OL, Staffeln und andere Läufe, bei denen die Bahnen im Voraus eingedruckt werden. Es gibt aber auch immer mehr regionale und kleinere Läufe mit Voranmeldung.

Bei Läufen der Nationalen Saison ist eine Online-Voranmeldung Standard. Es stehen mehrere kostenpflichtige Anmeldeportale zur Auswahl, welche die vollständige Abwicklung von Anmeldungen inkl. Startgeld-Inkasso anbieten. Diese Portale nutzen die Läufer-DB von Swiss Orienteering und stellen damit sicher, dass immer die aktuellen Läuferdaten verwendet werden und die Verknüpfung mit der SOLV-Nummer für die Jahres-Punktelisten korrekt erfolgt. Der Veranstalter erhält eine in die gängigen Auswerteprogramme importierbare Datei aller erfassten und bezahlten Anmeldungen, inkl. Regionen-Codes und allfälliger Startzeitenwünsche. Der Veranstalter kann sich online jederzeit über den Stand der Anmeldungen sowie der gebuchten Zusatzleistungen informieren und zusätzliche Informationen abrufen, wie z.B. die Liste der Teilnehmer mit noch fehlender Dopingstatut-Unterschrift.

Ein Anmeldeportal das auf die Swiss Orienteering Läuferdatenbank zugreift muss von der Fachgruppe IT der Kommission Technik lizenziert werden. Die Liste der lizenzierten Anmeldeportale ist auf der Swiss Orienteering Homepage zu finden.

Absprache zwischen Anmeldeportal und Veranstalter
Neben Name, Datum und Beschreibung des Laufs sind vom Veranstalter insbesondere folgenden Angaben relevant:

Höhe der Startgelder für die verschiedenen Altersgruppen
Gewünschte Informations-Felder (z.B. Anreise mit OeV)
Angebotene Zusatzleistungen (z.B. Übernachtung) und damit verbundene Kosten
Meldeschluss für Online-Anmeldungen und für Anmeldungen per Post-Einzahlung
Angabe, ob Startzeit-Wünsche möglich sind
Kontoangaben für die Überweisung der einbezahlten Startgelder (IBAN-Nummer)
Verwendete Auswerte-Software (für die Bereitstellung des Exports)

Es empfiehlt sich, die für die Anmeldung relevanten Angaben auf Ausschreibung und Weisungen mit dem Anmeldeportal frühzeitig abzusprechen und vor Meldeschluss festzulegen, wie Nachmeldungen und verspätete Anmeldungen behandelt werden sollen.

Meldeschluss
Bei Voranmeldung gibt es einen verbindlichen Meldeschluss. Der Meldeschluss soll zeitlich so nahe wie möglich beim Wettkampf liegen (Ferientermine berücksichtigen). Dabei sind für folgende Punkte genügend Zeit einzuberechnen und die Verfügbarkeit der entsprechenden Personen für die einzelnen Schritte sicherzustellen:

Puffer für eintreffen aller Anmeldungen
Übertragen der Anmeldungen ins Auswertesystem
Melden der nötigen Anzahl Karten pro Kategorie für den Kartendruck
Erstellen der Startliste
Kontrolle der Startlisten durch TD (bei Lauf mit TD)
Rechtzeitige Publikation der Startlisten

Um die Vorzüge der schnelleren Onlinezahlung nutzen zu können wird der Meldeschluss üblicherweise für konventionelle Zahlung via Einzahlungsschein und für Onlinezahlung zeitlich gestaffelt angesetzt. Dank dieser Massnahme kann der Meldeprozess 1-2 Tage nach dem (online) Meldeschluss abgeschlossen werden. Es ist reine Kulanz des Veranstalters, wenn er Anmeldungen, welche nach dem Meldeschluss und vor dem Erstellen der Startlisten in irgendeiner Form zu ihm gelangen noch akzeptiert.

Erstellen der Startlisten
Ein besonderes Augenmerk ist dem Erstellen der Startlisten zu widmen. Dieser Vorgang wird zusammen mit der Auswertung und in Absprache mit der Bahnlegung (Startraster) gemacht. Bei Läufen mit TD ist die Startliste vor der Publikation von diesem zu kontrollieren.

Nachmeldungen
Ist die Startliste erstellt, so können gegen einen entsprechenden Zuschlag noch Nachmeldungen entgegengenommen werden. Bei Meisterschaften ist dies jedoch nicht erlaubt. Der Veranstalter hat in der Ausschreibung bekannt zu geben, ob, bis wann und unter welchen Bedingungen er Nachmeldungen akzeptiert.

Arbeiten am Lauftag
Bei Läufen mit Voranmeldung, ist der Lauftag für die Administration meistens ruhig. Je nach Laufart müssen noch Startnummern verteilt oder bei Staffel- und Team-OL Teilnehmerlisten und Mutationen erfasst werden.

Details: Kategorie: Administration; Erstellt: 24.02.2013; Zuletzt aktualisiert: 07.02.2021

Information

Dieser Abschnitt beschreibt die Organisation der Information am Lauftag.

Aufgrund der vielfältigen Anfragen muss die Information über Ablauf des Wettkampfs im Bilde sein und über diesen kompetent Auskunft geben können. Der Aufgabenbereich überschneidet sich teilweise mit der Administration, welche vor allem in der Vorbereitung tätig ist. Personalunion mit der Administration ist oft der Fall, mindestens eine gute Absprache untereindander ist jedoch Pflicht.

Vorbereitung

Macht sich mit dem Ablauf des Wettkampfs vertraut
Bereitet die benötigten Unterlagen und Listen für den Lauftag vor
Koordiniert mit der Auswertung die Anmeldung der Offen-Kategorien am Lauftag

Aufgaben am Lauftag
Die Information befindet sich im Laufzentrum an zentraler Lage und ist gut beschildert, sie ist für folgende Arbeiten zuständig:

Richtet Information/Anmeldebereich ein: Anschläge (z.B. Weisungen, Streckendaten), Wegweiser, Absperrungen
Hängt Startlisten auf
Kann bei Bedarf Kontakt zu den Ressortleiter erstellen (Kontaktliste)
Betreut die Administrative Seite der Anmeldung der Offen-Kategorien (z.B. Kasse, SI-Card Vermietung)
Organisiert die Startnummernausgabe
Ist Auskunftsstelle für die Läufer
Nimmt Mutationen entgegen
Verkauf von Billeten (Transport), Lauf- und Postennetzkarten etc.
Kann bei Notfällen richtig reagieren: Standort der Sanität, Notfallnummern von Arzt, Spital etc.
Regelt ausstehende Antidoping Unterstellungen
Leitet Einsprachen dem Wettkampfrichter/Schiedsgericht weiter
Bei Bedarf: Auflegen der Postenbeschreibungen

Bei Läufen mit Anmeldung am Lauftag (Regionale OL) ist sie in die Anmeldung integriert, diese wird nach Ende des Anmeldezeitraums auf eine einfache Auskunftsstelle reduziert.

Details: Kategorie: Administration; Erstellt: 17.03.2013; Zuletzt aktualisiert: 22.01.2022