Administration

Jeder OL benötigt eine Administration, die sich mit folgenden Aufgaben befasst:


Die anfallenden Arbeiten unterscheiden sich stark, je nach grösse des Laufes und Art des Anmeldeverfahrens. Eine genaue Absprache mit dem Laufleiter ist zwingend nötig (Pflichtenhefte).


Anmeldung bei Wettkämpfen mit Anmeldung am Lauftag

Die Anmeldung am Lauftag ist typisch für Regionale und andere OLs mit eher kleiner Teilnehmerzahl (wobei gewisse Regionale OLs bis zu einigen Hundert Teilnehmer haben können). Das Anmeldeverfahren sollte gut durchdacht sein, es sollte genügend Platz eingerechnet werden und ausreichend Helfern bereit stehen damit die Läufer sich zügig für den Wettkampf anmelden können.

Da bei der Anmeldung nicht nur der administrative Teil geregelt wird, sondern die Läufer auch im Auswertesystem erfasst werden ist eine gute Absprache zwischen Administration und Auswertung zwingend nötig. Dabei ist auch abzusprechen, wer wievielele Helfer organisiert.

Vorarbeiten

Im Vorfeld muss der Anmeldebereich rekognosziert werden und der Ablauf und der Platzbedarfes für das ganze Anmeldeverfahren festgelegt werden. Die Läuferströme vom Eingang zur Anmeldung, zur Startzeitenvergabe, in die Beiz, zur Garderobe und an den Start sollten sich möglichst wenig überschneiden. An einem gut besuchten regionalen Lauf können zu Stosszeiten einige huntert Läufer anwesend sein die anstehen, zirkulieren, ihre rucksäche und Taschen deponieren und herumstehen.

Ebenfalls ist der Bedarf von folgendem Material abzuklären und dieses zu organisieren.
  • Tische und Stühle
  • Weisungen mit den nötigen Angaben, gut sichtbar beim Eingang, im Bereich der Anmeldung und in der Garderobe anschlagen
  • Beschriftungen der einzelnen Bereiche (Anmeldung, Kasse, Einlesen, Auslesen, Startzeiten, Garderobe, OL Beiz, ...)
  • Startzeitenliste (Erstellt anhand des Startzeitraster)
  • Kasse mit Münz
  • Liste der Startgelder der verschiedenen Kategorien und Altersstufen
  • SI-Mietbadges
  • Absperrmaterial
  • Büromaterial (Stifte, Schere, Klebband, Schnur etc.)


Anordnung und Ablauf der Anmeldung
Schema Anmeldung Lauftag
Der üblichen Ablauf bei der Anmeldung sind wie folgt (Details siehe unten):
  • Tisch mit Postenbeschreibungen (PoBe)
  • Anmeldung (Kasse)
    • Einkassieren des Startgeldes
    • Aushändigen der Laufkarte
    • Vermietung von SI-Cards
  • Erfassen im Auswertesystem (Einlesen)
    • Einlesen der SI-Card
    • Erfassen der Kategorie
    • Erfassen von Läufer, die nicht in der SOLV-Datenbank sind
  • Zuteilung der Startzeiten (Startzeit)





Tisch mit Postebeschreibungen
Ein Tisch mit den Postenbeschreibung steht ausserhalb des eigentlichen Anmeldebereichs. Er muss gut zugänglich sein und die Postenbeschreibungen liegen in Couverts, die mit den Kategorien angeschrieben sind, zur Selbstbedienung auf.

Anmeldung
An der Kasse wird das Startgeld eingezogen und die Laufkarte ausgehändigt. Ebenfalls können hier SI-Badges gemietet werden.

Erfassen im Auswertesystem
Die Läufer werden durch Einlesen ihres SI-Card in das Auswertesystem eingetragen. Regelmässige Läufer werden durch ihre eigene SI-Card erkannt und es muss nur noch die gewünschte Kategorie eingetragen werden. Wird ein Läufer nicht durch seine SI-Card erkannt (neue, fremde oder gemietete SI-Card) so muss dieser manuell in das System eingetragen werden. Damit dadurch nicht das ganze Anmeldeprozedere verzögert wird sollten hier mindestens zwei Einlesestationen bereit stehen.
Häufig werden dieselben Stationen zum Auslesen der SI-Card verwendet. Dabei gilt es die Überschneidung des Ein- und Auslesens zu beachten, sowohl bezüglich Anzahl Stationen als auch der Zugänglichkeit.

Zuteilung der Startzeiten
Die Startzeitzuteilung  ist in verschiedene Kategorienbereiche unterteilt. Die Kategorienbereiche sollten auf die zu erwartenden Läuferzahlen abgestimmt sein, damit sich nicht in einem Bereich Schlangen bilden, während es in anderen Bereichen deutlich weniger Läufer hat.

Folgende Aufteilungen bieten sich anhand der bekannten Läuferzahlen an:
Platz 1 Platz 2 Platz 3
2 Arbeitsplätze
(<120 Läufer/Stunde)
alle D
H H20 und jünger
offen
H über 20
3 Arbeitsplätze
(>120 Läufer/Stunde)
alle D
offen
alle H unter H35 H35 und älter
Dabei ist auch zu berücksichtigen, ob gewisse Kategorien auf der gleichenBahn laufen und somit im gleichen Startraster zugeordnet werden.

Ein anderes System ist das Auflegen des Startzeitenliste, der Läufer trägt dabei seine SI-Card Nummer selbständig in die Liste ein. Ebenfalls möglich ist das Vorbereiten der Startzeiten auf Klebeetiketten - der Läufer bedient sich selbständig. Bei diesen beiden Varianten ist  ist auf eine genaue Instruktion der Wettkämpfer (insbesondere von Anfängern) zu achten.

Bei kleineren Läufen kann auch das "Korridor" System angewendet werden in der keine Startzeit vergeben wird. Der Läufer geht direkt zum Start und reiht sich dort in den Korridor ein, in den seine Kategorie eingeteilt ist. Siehe Varianten und vereinfachte Startformen.






Anzahl Helfer
Es ist wichtig, dass alle Helfer im Bereich der Anmeldung über den Ablauf des Wettkampfs gut informiert sind. Hier werden die meisten Fragen gestellt, die dann kompetent beantwortet werden können. Klassiker sind dabei die Fragen nach Marschzeit zum Start und nach Örtlichkeiten.

Mit untenstehende Zahlen sollten die benötigte Anzahl Helfer abgeschätzt werden können.

Anzahl Läufer
(pro Arbeitsplatz pro Stunde)

Kasse 90
Einlesen 90
Startzeitzuteilung 60

Daraus ergibt sich folgender Personalbedarf (exklusiv Ressortleiter Anmeldung und Auswertung)

Kasse Einlesen Startzeiten Anzahl Helfer
bis 90 Läufer pro Stunde 1 1 2 4
90 - 120 Läufer pro Stunde 2 2 2 6
120-180 Läufer pro Stunde 2 2 3 7
>180 3 3 4 10

Typischerweise werden die Helfer der Kasse und der Startzeitenzuteilung durch die Administration gestellt, die Helfer für das Ein- und Auslesen durch die Auswertung. Eine vorgängige Absprache der Ressorts ist hier angebracht.



Anmeldung bei Wettkämpfen mit Voranmeldung

Wettkämpfe mit Voranmeldung sind üblicherweise alle Meisterschaften und Nationale OL sowie Team-OLs, Staffeln und andere Läufe, bei denen die Bahnen im voraus eingedruckt werden. Es gibt aber auch kleinere Läufe mit im voraus bekannten Teilnehmern, die so durchgeführt werden (Schul- und Vereins-OL, Lager-OL).

Mittlerweile hat sich die Anmeldung via Internet eingebürgert und bei Läufen der Nationalen Saison ist die Anmeldung via das Anmeldeportal GO2OL quasi Standard (aber nicht Pflicht). Gemäss WO muss jedoch immer auch die Möglichkeit geboten werden Anmeldungen auf konventionellem Weg (via Einzahlungsschein) zu machen.

Für kleinere Wettkämpfe gibt es auch andere geeignete Anmeldeportale.

Anmeldung via das Anmeldeportal GO2OL
Das Anmeldeportal GO2OL hat sich bei den allermeisten grösseren Wettkämpfen durchgesetzt. Dabei werden auf dem Portal nach Vorgaben des Veranstalters die Anmledungen erfasst und die Zalungsmodalitäten fast ausschliesslich online abgewickelt. Die Daten der Wettkämpfer werden aus der SOLV-Datei gezogen und haben dadurch eine hohe Qualität. Der Veranstalter erhält eine in die gängigen Auswerteprogramme importierbare Datei aller erfassten und bezahlten Anmeldungen, das Mühselige eingeben der Anmeldungen in die Auswertesoftware entfällt somit. Das Startgeld wird von GO2OL eingezogen und dem Veranstalter überwiesen. Das Angebot ist kostenpflichtig.

Das GO2OL Anmeldeportal ist sehr flexibel, es können die üblichen in der Schweiz durchgeführten Wettkämpfe, bei Bedarf auch mit internationalen Anmeldungen, darüber abgewickelt werden. Ebenfalls können Zusatzoptionen (z.B. Übernachtungen o.ä.) angeboten werden.

Weitere Details unter Anmeldeportal GO2OL.

Andere Anmeldeportale
picoTiming Für kleinere Läufe, in Verbindung mit der Auswertesoftware picoSoft.
 weitere?

Meldeschluss
Bei Voranmeldung gibt es einen verbindlichen Meldeschluss. Der Meldeschlusses soll zeitlich so nahe wie möglich beim Wettkampf liegen (Ferientermine berücksichtigen). Dabei sind für folgende Punkte genügend Zeit einzuberechnen und die Verfügbarkeit der entsprechenden Personen für die einzelnen Schritte sicherzustellen:
  • Puffer für eintreffen aller Anmeldungen
  • Übertragen der Anmeldungen ins Auswertesystem
  • ggf. Melden der nötigen Anzahl Karten pro Kategorie für den Kartendruck
  • Erstellen der Startliste
  • Kontrolle der Startlisten durch TD (bei Lauf mit TD)
  • Rechtzeitige Publikation der Startlisten
  • Versand der Startlisten, falls nötig
Um die Vorzüge der schnelleren Onlinezahlung nutzen zu können wird der Meldeschluss üblicherweise für konventionelle Zahlung via Einzahlungsschein und für Onlinezahlung zeitlich gestaffelt angesetzt. Dank dieser Massnahme kann der Meldeprozess 1-2 Tage nach dem (online) Meldeschluss abgeschlossen werden. Es ist reine Kulanz des Veranstalters, wenn er Anmeldungen, welche nach dem Meldeschluss und vor dem Erstellen der Startlisten in irgend einer Form zu ihm gelangen noch akzeptiert.

Erstellen der Startlisten
Ein besonderes Augenmerk ist dem Erstellen der Startlisten zu widmen. Dieser Vorgang wird zusammen mit der Auswertung und in Absprache mit der Bahnlegung (Startraster) gemacht. Weitere Informationen sind unter dem entsprechenden Abschnit (xxx) zu finden. Bei Läufen mit TD ist die Startliste vor der Publikation von diesem zu kontrollieren.

Nachmeldungen
Ist die Startliste erstellt, so können gegen einen entsprechenden Zuschalg noch Nachmeldungen entgegengenommen werden. Bei Meisterschaften ist dies jedoch nicht erlaubt. Der Veranstalter hat in der Ausschreibung bekannt zu geben, ob, bis wann und unter welchen Bedingungen er Nachmeldungen akzeptiert.

Arbeiten am Lauftag
Bei Läufen mit Voranmeldung, ist der Lauftag für die Administration meistens ruhig. Je nach Laufart müssen noch Startnummern verteilt oder bei Staffel- und Team-OL Teilnehmerlisten und Mutationen erfasst werden.

Information

Die Information (oder auch "Auskunft") bildet die Anlaufstelle gegen aussen und muss Läufern, Behörden, Anwohnern und Zuschauern vor, während und nach dem Wettkampf korrekte und verbindliche Auskünfte erteilen. Die Auskunftsstelle muss in Ausschreibungen und Weisungen mit Name, Adresse, Telefonnummer und Mail-Adresse aufgeführt werden und vor- und nach dem Lauf zur Verfügung stehen.

Aufgrund der vielfältigen Anfragen muss die Information über ganzen Ablauf des Wettkampfs im Bilde sein und ist deshalb normalerweise identisch mit der "Administration".

Aufgaben vor dem Lauftag
Anlaufstelle für Anfragen aller Art. Zum Beispiel
  • Auskunft über den Wettkampf
  • Anreise, Unterkunft, ...
  • Fragen zur Anmeldung, Ummeldung, Kategorienwechsel, ...
  • Fragen zum Rahmenprogramm (Kinder OL, Offen Kategorien, ...)
  • ....

Aufgaben am Lauftag
Am Lauftag befindet sich die Information im Laufzentrum, bei Läufen mit Voranmeldung als gut sichtbare und beschilderte Anlaufstelle im Zugangsbereich. Bei Läufen mit Anmeldung am Lauftag ist sie in die Anmeldung integriert, diese wird nach Ende des Anmeldezeitraums auf eine einfache Auskunftsstelle reduziert.

Am Lauftag ist die Information für folgende Arbeiten zuständig (falls relevant):
  • Organisation des zentralen Bereichs eines Laufes:
    • Einrichten der Information
    • Aufhängen der Weisungen und technischen Angaben
    • Aufhängen von Karten mit Korrekturen und Start/Ziel
    • Aufhängen von Startlisten
    • Auflegen der Postenbeschreibungen
    • Auflegen oder Ausgabe von Startnummern
  • Betreiben der Information
    • Erteilen von Auskünften aller Art
    • Verkauf von Billetten für Transporte, Lauf- und Postennetzkarten
    • Entgegennehmen von ausstehenden Dopingerklärungen
    • Entgegennehmen von Mutationen, Korrekturen
    • Vermieten von SI-Cards
    • Einziehen von ausstehenden Startgeldern
    • Kann bei Notfällen richtig reagieren: Standort der Sanität, Notfallnummern von Arzt, Spital etc.
    • Hält Natelliste zum Erreichen von Laufleiter, Wetkampfrichter, etc. bereit
    • Entgegennahme von Einsprachen (schriftlich!) z.H. des Schiedsgerichts
    • Meldestelle von Funden und Verlusten
  • Organisation der Anmeldung für „offene Kategorien"
  • Organisation des geordneten Aushangs/Auflegen von Ausschreibungen kommender Läufe

Nach dem Wettkampf
Nach dem Lauf ist die Auskunft vor allem Anlaufstelle für Fundgegenstände. Sie hat das entsprechende Lager daher am besten bei sich und organisiert deren Übergabe/Versand.