Anmeldung bei Wettkämpfen mit Voranmeldung

Wettkämpfe mit Voranmeldung sind üblicherweise alle Meisterschaften und Nationale OL sowie Team-OL, Staffeln und andere Läufe, bei denen die Bahnen im Voraus eingedruckt werden. Es gibt aber auch immer mehr regionale und kleinere Läufe mit Voranmeldung.

Bei Läufen der Nationalen Saison ist eine Online-Voranmeldung Standard. Es stehen mehrere kostenpflichtige Anmeldeportale zur Auswahl, welche die vollständige Abwicklung von Anmeldungen inkl. Startgeld-Inkasso anbieten. Diese Portale nutzen die Läufer-DB von Swiss Orienteering und stellen damit sicher, dass immer die aktuellen Läuferdaten verwendet werden und die Verknüpfung mit der SOLV-Nummer für die Jahres-Punktelisten korrekt erfolgt. Der Veranstalter erhält eine in die gängigen Auswerteprogramme importierbare Datei aller erfassten und bezahlten Anmeldungen, inkl. Regionen-Codes und allfälliger Startzeitenwünsche. Der Veranstalter kann sich online jederzeit über den Stand der Anmeldungen sowie der gebuchten Zusatzleistungen informieren und zusätzliche Informationen abrufen, wie z.B. die Liste der Teilnehmer mit noch fehlender Dopingstatut-Unterschrift.

Ein Anmeldeportal das auf die Swiss Orienteering Läuferdatenbank zugreift muss von der Fachgruppe IT der Kommission Technik lizenziert werden. Die Liste der lizenzierten Anmeldeportale ist auf der Swiss Orienteering Homepage zu finden.

Absprache zwischen Anmeldeportal und Veranstalter
Neben Name, Datum und Beschreibung des Laufs sind vom Veranstalter insbesondere folgenden Angaben relevant:

Höhe der Startgelder für die verschiedenen Altersgruppen
Gewünschte Informations-Felder (z.B. Anreise mit OeV)
Angebotene Zusatzleistungen (z.B. Übernachtung) und damit verbundene Kosten
Meldeschluss für Online-Anmeldungen und für Anmeldungen per Post-Einzahlung
Angabe, ob Startzeit-Wünsche möglich sind
Kontoangaben für die Überweisung der einbezahlten Startgelder (IBAN-Nummer)
Verwendete Auswerte-Software (für die Bereitstellung des Exports)

Es empfiehlt sich, die für die Anmeldung relevanten Angaben auf Ausschreibung und Weisungen mit dem Anmeldeportal frühzeitig abzusprechen und vor Meldeschluss festzulegen, wie Nachmeldungen und verspätete Anmeldungen behandelt werden sollen.

Meldeschluss
Bei Voranmeldung gibt es einen verbindlichen Meldeschluss. Der Meldeschluss soll zeitlich so nahe wie möglich beim Wettkampf liegen (Ferientermine berücksichtigen). Dabei sind für folgende Punkte genügend Zeit einzuberechnen und die Verfügbarkeit der entsprechenden Personen für die einzelnen Schritte sicherzustellen:

Puffer für eintreffen aller Anmeldungen
Übertragen der Anmeldungen ins Auswertesystem
Melden der nötigen Anzahl Karten pro Kategorie für den Kartendruck
Erstellen der Startliste
Kontrolle der Startlisten durch TD (bei Lauf mit TD)
Rechtzeitige Publikation der Startlisten

Um die Vorzüge der schnelleren Onlinezahlung nutzen zu können wird der Meldeschluss üblicherweise für konventionelle Zahlung via Einzahlungsschein und für Onlinezahlung zeitlich gestaffelt angesetzt. Dank dieser Massnahme kann der Meldeprozess 1-2 Tage nach dem (online) Meldeschluss abgeschlossen werden. Es ist reine Kulanz des Veranstalters, wenn er Anmeldungen, welche nach dem Meldeschluss und vor dem Erstellen der Startlisten in irgendeiner Form zu ihm gelangen noch akzeptiert.

Erstellen der Startlisten
Ein besonderes Augenmerk ist dem Erstellen der Startlisten zu widmen. Dieser Vorgang wird zusammen mit der Auswertung und in Absprache mit der Bahnlegung (Startraster) gemacht. Bei Läufen mit TD ist die Startliste vor der Publikation von diesem zu kontrollieren.

Nachmeldungen
Ist die Startliste erstellt, so können gegen einen entsprechenden Zuschlag noch Nachmeldungen entgegengenommen werden. Bei Meisterschaften ist dies jedoch nicht erlaubt. Der Veranstalter hat in der Ausschreibung bekannt zu geben, ob, bis wann und unter welchen Bedingungen er Nachmeldungen akzeptiert.

Arbeiten am Lauftag
Bei Läufen mit Voranmeldung, ist der Lauftag für die Administration meistens ruhig. Je nach Laufart müssen noch Startnummern verteilt oder bei Staffel- und Team-OL Teilnehmerlisten und Mutationen erfasst werden.

Details: Kategorie: Administration; Erstellt: 24.02.2013; Zuletzt aktualisiert: 07.02.2021